En quoi le choix d’un "Cloud" privé pour son asso est un grand pas vers une émancipation ?

Si vous n’avez pas le temps de tout lire (le billet est long) , ci-dessous un bref résumé

On connaît désormais le modèle des GAFAM et ce n’est pas reluisant voire cela peut faire peur pour notre avenir. Pour une asso. ou un collectif le fait d’utiliser ces outils au quotidien ne fait qu’accroître la puissance de ces géants en leur amenant tous les jours de nouveaux utilisateurs. Et pourtant il y a des solutions nettement plus éthiques, abordables et faciles à prendre en main sans mettre un doigt dans le cambouis. Nextcloud est une de ces solutions, elle remplace quasiment tous les outils des géants pour peu que l’on prenne un peu de temps pour sa mise en place (paramétrages initiaux, formation…) et un peu de sous (vraiment pas beaucoup !) pour laisser la technique à ceux dont c’est le métier. Ce billet vous donne un aperçu des possibilités offertes par Nextcloud et une toute petite méthodologie pour se lancer !

Vous avez décidé de tout lire ? C’est parti !

On plante le décor…

On ne va pas se mentir, les outils des GAFAM et autres géants du numérique sont bien foutus, attirants et qui plus est sont « gratuits » : ça, c’est le côté clair et visible du truc ! On ne peut donc pas blâmer les collectifs et les assos d’utiliser à outrance ces solutions car dans ces belles organisations, un sou est un sou ! Et puis, la majorité d’entre nous ont été biberonnés à ces solutions depuis leur enfance alors pourquoi vouloir s’en écarter maintenant ?

D’un autre côté on peut s’interroger… Que diriez-vous si la boulangerie, juste en face de chez vous, donnait son pain gratuitement à ses clients, tous les jours ? Y’a pas anguille sous roche là ? Ce serait en échange de quoi ?

Au fil des années, on a compris le modèle de ce « tout-gratuit », ce « tout-tout-de-suite », ce « tout-tout le temps » et ce « tout-partout »… Nous sommes désormais complètement drogués à ces outils proposés par les GAFAM et rien que le fait de vouloir moins les utiliser – voire s’en séparer totalement ou partiellement – nous file la trouille comme un fumeur qui se lancerait dans un « Adieu » à sa clope !

Pire, on connaît désormais le côté obscur de ces organisations, ne serait-ce que par la connaissance de véritables scandales de manipulation de masse orchestrée par ces géants du numérique. Désormais les états sont véritablement inquiets de la puissance incommensurable de ces géants, capables de faire la pluie et le beau temps sur la planète entière. Heureusement que Google n’était pas russe, je ne vois pas bien l’Union européenne décider de couper les ponts avec eux… Je vous laisse réfléchir là-dessus…

Et donc, pour nous les assos et autres collectifs, pour quelles raisons devrions-nous envisager un autre modèle, une autre façon de faire et pourquoi ne pas, tout simplement, envisager de changer de boulangerie de crèmerie ? Je connais quand même peu d’associations et collectifs qui partagent les valeurs de ces GAFAM, n’est-ce pas ? Bien au contraire, on y prône généralement des valeurs comme l’entraide, la culture pour tous, les loisirs pour tous, le « faire ensemble », le partage, le gommage des inégalités… Bref des valeurs qui sont aux antipodes de celles des GAFAM, non ?

En continuant d’utiliser ces solutions au quotidien, on donne encore plus de pouvoir à ces géants puisque l’on entraîne tous les jours de nouveaux utilisateurs vers ces services et c’est effectivement le cas dès que nous partageons des ressources sur un « Drive » (Google, Microsoft…) ou dès que l’on demande à quelqu’un de remplir un questionnaire via Google Forms par exemple.

Oui c’est possible !
Arracher ses données aux griffes des GAFAM et en reprendre le contrôle est un GRAND pas en avant vers une société plus libre et aujourd’hui, c’est faisable, accessible et abordable grâce aux différentes offres de « Cloud Privé » proposées par des associations, des collectifs mais aussi des « PME. » Vous noterez bien ici que je parle de services proposés et infogérés sous-entendu tout le monde n’est pas en mesure de monter son propre « Cloud Privé » et encore moins de le maintenir à moins que ce soit un des objectifs de ladite asso. ou dudit collectif

Pour remplacer, presque d’un coup, la plupart des solutions des GAFAM devenues « indispensables » à nous les « humains » (perso. ce n’est pas ce que je pense…) il n’y a pas pléthore de solutions « éthiques », il y a Owncloud et Nextcloud. Et c’est de cette deuxième solution dont je vais vous parler puisque c’est celle que l’on utilise dans notre asso. depuis 3 ans désormais.

Quelle que soit la taille de votre asso. ou de votre collectif vous avez besoin de :

  • partager des ressources (documents, tableaux, présentations, photos, vidéos, logiciels…) entre vous ou avec le reste du monde
  • gérer et partager des carnets d’adresses
  • gérer et partager des agendas
  • gérer et partager des tâches, des projets
  • gérer des dépenses
  • gérer votre « savoir-faire » (écrire des docs, des procédures, …)
  • publier des sondages ou des formulaires
  • tchatter à plusieurs
  • synchroniser des fichiers entre plusieurs machines

dans un environnement « à distance » et à plusieurs (les responsables de l’organisation, les membres et le reste du monde).

Nextcloud propose tout cela et bien plus encore, le tout accessible via un simple navigateur et, cerise sur le gâteau, on y trouve aussi des apps pour ordinateur de bureau et pour smartphones !

Alors, avant d’aller plus loin, vous allez me dire : ça doit coûter une blinde ? NON, il y a des offres très sérieuses pour moins de 200€ à l’année ! Certes c’est toujours une dépense supplémentaire pour l’organisation, charge à elle de trouver des économies ou de nouvelles ressources à raison de 17€ / mois, tiens du coup la marche semble moins haute, n’est-ce pas ! Et pour les tout petits collectifs ou toutes petites assos (2/3 personnes) on trouve du service de qualité, certes un peu moins étoffé, à 10€ / an !

Par où commencer ?
Ceci n’est pas une documentation ou un tutoriel, mais vous y trouverez plutôt des conseils et autres informations utiles avant de vous lancer dans l’aventure.

Commencer par inventorier tous les « fichiers » de l’organisation, ce sera peut-être l’occasion de faire un peu de ménage, le stockage ayant un coût surtout quand on parle de Cloud. Au final vous saurez à peu près le volume que cela représente, ce sera utile pour choisir l’offre. Exemple si vous avez 5Go de données alors prévoyez une offre avec au moins 15Go de stockage par exemple.

Définissez ensuite qui devra avoir accès à ces fichiers et avec quels types de droits (lecture, écriture, suppression) - pour faire simple car cela va un peu au-delà - et faites de même avec les autres types de ressources comme les agendas, les tâches ou projets. Exemple :

  • les ressources liées à l’administratif et la gestion de l’organisation doivent pouvoir être créés/modifiés uniquement par Jacqueline et Alain et accessibles en lecture par les autres responsables de l’organisation (ex. le CA, les membres du bureau, les salariés, les bénévoles), ils sont par contre inaccessibles au reste du monde sous-entendu les personnes qui ne sont pas identifiées sur votre futur Cloud privé
  • les ressources liées aux activités sportives (c’est un exemple) de l’organisation doivent pouvoir être créées/modifiées par Mireille et Lucas et accessibles au CA, les membres du bureau, les salariés, les bénévoles, ils sont par contre inaccessibles au reste du monde
  • Les ressources liées à la communication externe de l’organisation doivent pouvoir être créées/modifiées par Lucile et Noémie et accessibles au reste du monde
  • L’agenda des « responsables » doit pouvoir être partagé, en lecture seule, avec tous les membres identifiés

et ainsi de suite…

Vous voilà désormais capable de créer/identifier des utilisateurs et de les mettre dans des groupes, ce qui facilitera grandement la gestion des droits d’accès à toutes ces ressources, exemple :

  • dans le groupe des « sportifs », il y a Mireille et Lucas pour l’instant et, les membres de ce groupe peuvent :
    • créer et modifier tous les fichiers se trouvant dans le dossier « Sport »
    • créer et modifier l’agenda des activités sportives de l’organisation
    • accéder, en lecture seule, à tout ce qui se trouve dans le dossier « AdministratifGestion » et dans le dossier « CommExterne »

etc.

N’oubliez pas non plus de créer un groupe « TousLesUtilisateurs » avec, comme son nom l’indique tous les utilisateurs authentifiés de votre Cloud. Enfin, dans certains cas, il n’y a qu’une seule personne en charge d’une fonction au sein de l’organisation (ex. une personne aux finances) créez néanmoins un groupe « Finances » même si cette personne sera la seule membre, lorsqu’elle aura une adjointe ou un adjoint il suffira de glisser cette nouvelle personne dans le groupe afin qu’elle bénéficie des droits identiques.

Pour créer des groupes et des utilisateurs et accéder à la totalité des paramètres de votre Cloud, il faut désigner un ou plusieurs administrateurs de votre Cloud privé qui posséderont le profil « admin » qui est un profil géré par le système en lui-même.

Aperçu de la gestion des utilisateurs

Cela peut paraître un peu compliqué/chronophage de faire ce travail en amont mais c’est indispensable car si c’est mal fait, la gestion des droits et autres autorisations pourrait s’avérer un cauchemar sur la durée voire une incompréhension totale de la part de vos utilisateurs.

Par définition, la notion de « Cloud » correspond à un espace de stockage unique et central contenant des ressources (documents, images, agendas, projets, carnets d’adresses…) destinées à être partagées pour collaborer à plusieurs. Il est donc important de bien définir les règles et droits de partage au risque de perdre des ressources voire de les partager alors qu’il ne faudrait pas…

Aperçu de la page d’accueil de votre cloud privé Nextcloud

Intéressons-nous désormais aux applications…

Application Fichiers
On commence par cette application nommée « Fichiers », tout simplement, et qui est donc le gestionnaire de fichiers de votre Cloud privé et c’est ici que vous pourrez organiser l’espace de stockage (vos dossiers) de votre organisation puis y téléverser vos premiers fichiers. Par défaut, chaque utilisateur dispose déjà de dossiers dits « personnels » nommés Template, Talk, Photos, Notes et Documents. On parlera de ces dossiers juste après, dans la partie Synchronisation… Fichiers va donc vous permettre de créer l’arborescence des dossiers communs à l’organisation. Chaque dossier sera ensuite partagé avec les groupes d’utilisateurs et les autorisations qui vont bien ! Enfin, vous pouvez aussi mettre à disposition une URL afin que l’on vous dépose des fichiers directement dans votre Cloud privé en toute sécurité et sans passer par un service tiers comme WeTransfer , c’est bien pratique !

Aperçu de l’App Fichiers

Application de synchronisation sur ordinateur de bureau
Au-delà de toutes les fonctionnalités dont on a déjà parlé plus haut, Nextcloud propose un client de synchronisation que l’on va pouvoir installer sur sa machine (Linux, Windows, Mac) et qui va permettre une synchronisation, temps réel, entre les dossiers du Cloud et les dossiers présents sur votre machine. C’est à vous de décider quels sont les dossiers à répliquer (je m’abonne à tel dossier, si j’en ai les droits…) et c’est là que vous comprenez l’intérêt des dossiers personnels dont j’ai parlé précédemment. Ainsi, si vous disposez d’un PC dans les locaux de l’organisation et un PC à votre domicile, vous allez pouvoir synchroniser tout cela en utilisant votre Cloud comme point central ! Un fichier créé ou modifié sur votre machine sera automatiquement synchronisé sur le Cloud et inversement.

Aperçu de l’App de synchro sur PC

Application Contacts (Carnet d’adresses)
C’est peut-être le moment de créer le carnet de votre organisation où vous y rangerez scrupuleusement les contacts utiles à toute l’organisation (partenaires, institutionnels, donateurs, membres, mécènes, etc.). Vous définirez ensuite les droits pour savoir qui a le droit de le modifier par exemple. Bien évidement vous pouvez y créer votre carnet d’adresses personnelles et en profitez depuis d’autres applications et sur votre smartphone par exemple. Un outil d’importation est disponible afin d’éviter des ressaisies inutiles.

Aperçu de l’App Contacts

Application Agenda
Créer autant d’agendas que vous le souhaitez (ex. utilisation du véhicule de service ou de la salle de réunion), partagez-en les droits et, bien sûr créer le vôtre que vous pourrez synchroniser sur d’autres appareils. Là aussi on peut importer un agenda venant d’ailleurs.

Application Tâches
Une « todo liste » améliorée avec gestion d’une tâche (un truc à faire…) et éventuellement des sous-tâches associées. Pour chaque tâche vous pouvez définir une date de début et d’échéance, un statut (en cours, terminée, annulée…), une priorité, un pourcentage d’achèvement ou encore y associer des étiquettes. Les tâches sont regroupées dans des listes, listes que vous pouvez partager avec d’autres utilisateurs et/ou groupes.

Application Deck (Gestion de projets)
Entrez dans le monde fabuleux de la gestion de projet à la mode Kanban. Chaque action d’un projet prend la forme d’une « carte » qui contient tous les détails de l’action à accomplir pour le projet (beaucoup plus étoffé qu’une simple tâche). Assignez ces actions à vous-même et/ou à d’autres. Déplacez ensuite ces cartes dans des colonnes que vous aurez configurées comme bon vous semble au fur et à mesure de l’avancement du projet.

Aperçu de l’App Deck

Application Formulaires
Vous connaissez Framaforms, alors on est exactement dans le même registre, tout comme GoogleForm. Et, bien évidement ces formulaires peuvent être visibles (donc remplis) par le monde entier, il vous suffit d’en communiquer l’adresse (l’URL).

Aperçu de l’App Formulaires

Application Sondages
Vous connaissez Framadate, alors on est exactement dans le même registre, tout comme Doodle. Et, bien évidement ces sondages peuvent être visibles (donc remplis) par le monde entier, il vous suffit d’en communiquer l’adresse (l’URL).

Aperçu de l’App Sondages

Application Discussion (Talk)
Pour tchatter en ligne avec les utilisateurs, voire faire une petite visio… Une « discussion » est comme un « salon » où l’on invite les utilisateurs que l’on souhaite.

Application Notes
Prenez des notes lors de vos réunions par exemple et partagez-les !

Aperçu de l’App Notes

Voilà, vous avez un aperçu d’une toute petite partie des possibilités offertes par l’écosystème Nextcloud qui dispose d’un catalogue impressionnant d’applications que l’on peut ajouter à l’envi.

Pour 10€ par an, vous pouvez trouver un hébergement Nextcloud partagé avec 10Go de stockage, un seul compte utilisateur mais que vous pourriez très bien partager à 2 ou 3 et avec les applications essentielles. Vous ne pourrez pas ajouter d’applications mais pour les toutes petites organisations c’est déjà l’occasion de sortir des GAFAM !

En ce qui concerne mon asso., on dispose d’un hébergement avec une instance privée de Nextcloud avec les droits d’administration donc les droits pour installer n’importe quelle appli. du catalogue Nextcloud, d’un nb d’utilisateurs illimités et de 1To de stockage, car nous avons beaucoup de fichiers multimédias à stocker compte-tenu de la présence d’une webradio au sein de l’asso. Le tout pour 360€ / an soit 30€ / mois… Nous avons en plus accès à des outils bureautiques en ligne (Collabora Online). Nous sommes en charge des mises à jour (de Nextcloud et de ses Applications) et, croyez-moi ce n’est que du simple clic (cliquez sur « mettre à jour ») et, en 3 ans, nous n’avons eu aucun problème. On vérifie et on applique les mises à jour tous les dimanches histoire de bénéficier de tous les correctifs et améliorations des services. Nous sommes une vingtaine d’utilisateurs réguliers.

Et maintenant ?
Vous pouvez déjà en discuter au sein de votre organisation, regarder des présentations vidéos sur le web et commencez par identifier les hébergeurs susceptibles de vous rendre ce service à un coût qui convient à votre organisation et pour cela il y a bien évidement le site Emancip’Asso, on peut aussi faire un tour du côté des CHATONS ou tout simplement faire des recherches sur le web. Gardez néanmoins à l’esprit l’aspect « formation » de vos utilisateurs car, un outil bien présenté sera un outil bien accepté ! Cela vous prendra un peu de temps en fonction de la taille de votre organisation.

Voilà !

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