LibreOffice Base pour gérer votre Asso ?

Bonjour à toutes et à tous !

Dans LibreOffice, il y a Calc, Writer, Draw, Impress et Base ! Ce dernier est certainement l’outil de la suite le moins utilisé et pourtant, il n’est pas si compliqué que cela à appréhender et il y a de très nombreuses ressources sur le web pour démarrer.

Ainsi, dans notre asso. nous nous sommes jetés à l’eau il y a 3 ans avec pour objectif d’avoir un véritable outil de gestion en lieu et place de notre tableau avec 30 colonnes !

Cela fait 2 ans aujourd’hui que nous sommes en production avec l’appli. (en mode client / serveur) que nous avons développée avec LibreOffice Base et le résultat va au delà de nos espérances !

Si je vous parle de ce projet aujourd’hui c’est parce qu’il a intéressé récemment une autre asso. à l’autre bout de la France et que nous sommes en train d’aider pour le « personnaliser » et faire en sorte que cela colle mieux à leurs activités.

Les fonctionnalités du projet actuel sont :

  • Gestion des Adhérents
    • Coordonnées
    • Relation Parents/Enfants si existe,
    • Cotisation / Adhésion si existe
    • Carte de membre
    • Impression de factures ou attestations
    • Inscriptions aux activités si existent
  • Gestion des Activités
    • Annuelles ou temporaires
    • Tarifs multiples
    • Coûts / Recettes de l’activité
    • Animateurs / Intervenants
  • Gestion « Ventes »
    • L’exercice
    • Les Encaissements
    • Les Chèques et chèques à termes et les documents de remises pour la Banque
    • L’Export comptable paramétrable de toutes les ventes et encaissements
  • Documentation Utilisateur complète
  • Rapports divers et variés, nécessaires à la vie de l’Asso.

Bien évidement, si d’autres assos souhaitent utiliser notre travail, on serait un tantinet bien fiers de partager !

Et comme on a toujours besoin d’aide pour améliorer la chose, s’il y a des compétences ici, on est preneurs également !

Une vidéo de démo (40 Mo) peut être téléchargée ici.

Ne sous-estimez pas la puissance de LibreOffice Base !

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Merci @fabrice61 pour ce partage d’expérience. C’est chouette de voir que ce que vous avez mis en place est repris par une autre structure.

On m’a informé⋅e il y a quelques temps que la Fédération des MJC proposait son propre outil : GoAsso. Je me demandais si vous aviez envisagé son adoption ou pas du tout (et pour quelles raisons vu que je n’ai pas pris le temps de regarder en détail cet outil).

Bonjour @angie,

Oui, nous avions fait le tour des quelques solutions que nous avions trouvées à l’époque et, si mes souvenirs sont bons, GoAsso était une des plus chères et ne cochait pas toutes les cases… Et comme nous étions dans une période de refonte globale du S.I (Système d’Information basé essentiellement sur du papier, de la ressaisie et beaucoup de Gafam…) on a mis le peu de sous que l’on avait dans un Nextcloud privé ainsi que dans la reprise du contrôle de notre messagerie.

Notre projet LibreOffice Base n’avait qu’un seul objectif au départ : alléger la paperasse quant à la gestion des activités et éviter les nombreuses erreurs de saisie reprochées par nos commissaires aux comptes…

Aujourd’hui, la paperasse a été réduite à néant, la charge administrative réduite de plus de la moitié et les erreurs de saisie se comptent sur les doigts d’une main pour l’année entière !

Voilà !

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