Bonsoir Nathalie !
A la lecture de votre publication, je constate que l’on part effectivement de loin 
Mais, pas de panique, je vais vous expliquer en quelques mots, ce que fait Nextcloud…
Pourquoi “NextCloud” ?
Quand vous souhaitez centraliser des données (carnets d’adresses, agendas, fichiers, gestion de projets, etc.) afin qu’elles soient disponibles depuis “partout” et éventuellement pas plusieurs personnes on s’adresse alors à un tiers pour les héberger et, dans votre cas c’est Framasoft qui vous offre ce service ! De plus, ces données sont “sécurisées” dans le sens où si vous “perdez” votre machine, elles seront toujours disponibles et au chaud chez Framasoft.
Quand vous souhaitez disposer d’applications collaboratives (projets, tâches, documents, tableaux, etc.), là aussi, on s’adresse à un tiers si on n’a pas les moyens (humains et matériels) d’héberger ce genre d’outils soi même et c’est donc Framaspace qui vous offre tout cela !
La gestion des fichiers sur Nextcloud
C’est un des « piliers » de cette solution : héberger des fichiers qui appartiennent aux utilisateurs seulement et héberger des fichiers accessibles à toute votre communauté, avec une gestion des droits qui permet de dire qui (quel utilisateur) a les droits de les voir, de les modifier voire de les supprimer. Ces fichiers peuvent être éventuellement partagés avec des tiers (sous-entendu des personnes qui n’ont pas de compte sur votre instance Nextcloud) voire avec l’internet tout entier pour peu que vous diffusiez les liens pour accéder à ces ressources. Cette gestion de fichiers se fait au travers de votre instance Framaspace et de l’application « Fichiers », c’est comme organiser ces données sur un PC/Mac…
Le Client de synchronisation Nextcloud
Un « client » est une application que l’on installe sur sa machine (Iphone, Ipad, Smartphone Android, Tablette Android, PC Windows, PC Linux, Mac… Une fois installé, vous indiquer quelles sont les données, stockées sur votre machine, et que vous voulez voir synchronisées (en temps quasi réel) sur NextCloud. Exemple, vous pouvez décider que toutes les données de votre dossier /MesDocuments/LesDocumentsDeMonAsso soient sauvegardées et synchronisées sur votre instance Framaspace. Par défaut, elles ne seront visibles que par vous, à moins que vous les partagiez avec d’autres.
Mais, ce n’est pas tout, si vous créez un dossier sur Framaspace ex. « LesComptesRendusDeReunions » pour y stocker tous vos comptes-rendus et que ce dossier soit visibles par tous les autres membres de votre communauté, alors les données de ce dossier pourraient être synchronisées (dans le sens « poussées ») sur toutes les machines de tous vos utilisateurs et donc, même accessibles hors ligne (non connecté à l’Internet…)
Les Agendas sur Nextcloud
Là aussi, cela fait partie des fonctionnalités de base de Nextcloud et vous pouvez non seulement gérer votre agenda « perso » que vous partagerez ou pas ou bien créer des agendas qui seront partagés avec d’autres (exemple : « Agendas Des Prochaines Réunions »)
Petite Conclusion Intermédiaire…
Vous l’avez compris, Nextcloud est un écosystème « parfait » pour votre organisation et, quand c’est bien organisé au départ, c’est une pépite ! Mais c’est là que cela peut se compliquer un peu car si vous commencer à mettre des données partout sans avoir pensé à l’organisation avant, cela va être un foutoir et vos usagers ne vont pas s’y retrouver, pire ils pourraient ne pas adopter l’outil !
Comment s’organiser pour profiter à fond de ce super service que vous offre Framasoft ?
1/ Poser votre organisation sur un bout de papier ou un bout de fichier…
Exemples :
- Il y a un organe de « décisions » qui centralise les demandes de la communauté et qui « décide » de ce que vous allez faire et de ce que vous n’allez pas faire. Dans cet organe il y a des personnes « nommées »
- Il y a un organe qui gère les « finances » donc qui compte et qui rend compte des usages que vous faites de vos ressources Dans cet organe il y a des personnes « nommées »
- Il y a un organe « communications » qui décide comment vous communiquez et qui crée les supports de comm. Dans cet organe il y a des personnes « nommées »
- Il y a un organe par « Projets » (genre « groupes de travail ») et dans ces organes il y a des personnes « nommées »
- etc.
- Il y a un calendrier qui recense toutes les activités (interventions) extérieures de votre organisation et des personnes pour le mettre à jour
- Il y a un calendrier pour le partage des ressources (ex. une salle de réunion) et des personnes pour le mettre à jour
- Il y a un calendrier qui recense toutes les activités internes de votre organisation (réunions des membres de votre communauté) et des personnes pour le mettre à jour
- etc.
- Il y a un carnet de contacts (nom, tél., mail, adresses) de tous les contacts utiles à votre communauté (contacts institutionnels, partenaires, amies, amis, autres collectifs et mouvements amis…) et peut-être des personnes chargées de mettre à jour tout cela…
- et ainsi de suite pour tout ce qui est déjà « organisé » au sein de votre mouvement.
etc.
Pourquoi faire cet exercice préalable ?
Cela va permettre de créer des groupes parmi les utilisateurs nommés de votre Framaspace et de faciliter ensuite grandement la gestion des droits c’est à dire de définir précisément qui a le droit de modifier telle ou telle donnée ou tout simplement de la voir (j’entends par « données », des calendriers, tableaux, textes, notes, tâches, projets et tout autre type de fichiers)… Framaspace vous permet de nommer 50 utilisateurs, autant que cela soit bien géré non ? Sinon, ce sera vite le bazar…
2/ Se documenter sur la solution
Il existe pléthore de supports sur Internet pour vous aider à comprendre le fonctionnement de Nextcloud, en commençant par la documentation officielle et en français, qui est disponible ici. La solution Nextcloud étant utilisée par des milliers d’organisations en France, beaucoup de ces organisations ont publié des tutoriels, comme celui-là par exemple…
3/ Se faire aider
Ça coûte et l’on n’est pas sûr de tomber sur le bon cheval ! Mais de nombreuses autres communautés peuvent vous aider à mettre tout cela en place, bénévolement ou moyennant une petite contribution. En ce qui me concerne, je suis solo, je suis bénévole dans une asso. (une MJC) et j’y ai déjà passé près 2500 heures en 3 années… J’y ai monté un Nextcloud privé, passé les postes de travail sous Linux, créé deux sites Web, converti les utilisateurs au Libre avec 75% de succès, créé un outil de gestion des adhérents basé sur LibreOffice Base et prodigué 500 heures de cours (Ateliers Numériques) aux adhérents de l’asso. Je peux éventuellement vous aider, pour peu que vous fassiez confiance à un homme, qui plus est, à la retraite et basé à la campagne 
Voilà !