Pour les jeunes (appelés la génération Z – nés après 2000), le mail est devenu ringard et obsolète et ils s’orientent massivement vers des messageries de type « instantanées ». Pour la génération d’avant (appelée génération Y – nés entre 1980 et 2000) certains ont basculé complètement vers les messageries instantanées et autres réseaux sociaux là où d’autres considèrent encore le mail. Et enfin, pour la génération X (nés entre 1960 et 1980) ils sont, soit pas utilisateurs des nouvelles technologies de communication, soit happés par le couple smartphone / réseaux sociaux / messageries instantanées (même découvertes sur le tard), soit utilisateurs très avertis voire « experts » puisque tombés dans la marmite en achetant leur 1er ZX80 dès 1980.
Pour autant, lorsque l’on est à la tête d’une organisation (entreprise, asso ou collectif), le mail reste un canal de communication essentiel pour communiquer avec ses membres, sympathisants, clients, fournisseurs, collectivités locales, organismes publics, etc.
Avec un timbre-poste à 1,29€ pour une lettre « verte » sans garantie de délai de livraison (comptez de 2 à 8 jours désormais), le courrier « papier » est devenu exceptionnel au sein des associations et collectifs tant le coût en est devenu prohibitif, le mail devient donc la « norme » et le courrier « papier » l’exception.
Néanmoins, en fonction du budget que l’on est prêt à y consacrer (0€ pour certaines organisations…) il est de plus en compliqué de détenir une adresse mail dotée d’une correcte réputation assurant ainsi une bonne livraison (pas blacklistée, pas systématiquement dans les spams de vos destinataires…) à moins, bien évidement, d’opter pour les solutions des « GAFAM » gratuites ou payantes, GAFAM qui font la pluie et le beau temps dans ce domaine (tiens encore un !) décidant presque de qui a le droit d’écrire à qui ! Quant aux solutions d’emailing, c’est encore un autre domaine celui du « marketing » et ce n’est pas le sujet ce billet.
Pour en revenir à notre émancipation - c’est quand même le sujet ici - comment envoyer et recevoir des mails au quotidien en se passant des GAFAM avec, de temps en temps, des envois en masse à réaliser (vers ses membres par ex.) ?
A noter que même chez les GAFAM il existe des limites d’envoi de mails par 24 heures, exemple : 500 pour Gmail (source) et chez Microsoft, c’est flou (source)…
Il y a de nombreuses organisations, non-GAFAM, proposant du mail en Europe et plus ou moins éthiques mais comme je ne suis pas là pour faire de la pub à quiconque, je vous laisse vous faire votre propre idée et là encore, soyez précis avec votre futur fournisseur de mail quant à vos besoins :
- nombre de boites nommées
- nombre d’alias
- listes de diffusion ?
- nb mail par / jour en moyenne, à l’émission et en réception,
- envois en masse ? Combien ? Quand ?
- etc .
Mais, pour votre site web (si vous en avez un…) vous utilisez certainement un hébergeur et peut-être avez-vous même votre propre nom de domaine (ex. mon-asso-a-moi.fr) et du coup l’offre de votre hébergeur ne prévoit-elle pas déjà quelques adresses mail avec votre propre nom de domaine ?
Je dis cela car j’ai rencontré récemment une asso utilisant Gmail (donc des adresses du style toto.asso-xyz@gmail.com) alors qu’ils avaient un contrat d’hébergement pour leur site qui incluait 100 adresses mail avec leur propre nom de domaine… C’est ballot !
Pour autant, ce n’est pas parce que vous avez un « contrat » (sous-entendu un service que vous payez) avec un fournisseur de messagerie que la vie sera un long fleuve tranquille…
Dans mon asso, un de nos sites est hébergé chez OVH avec une offre « standard » incluant 100 comptes mails sur notre propre nom de domaine. Avec cette offre de base, il nous arrive 2 à 3 fois par an d’être blacklistés (mis en liste noire) car une des IP utilisées par OVH pour l’envoi de ses mails à été elle-même blacklistée !
Blacklistée ? Des organisations spécialisées, plus ou moins transparentes veillent à la non-prolifération de spams et autres joyeusetés au travers des mails. Elles fournissent des « Realtime Blackhole List (RBL) », en clair des listes noires aux serveurs de mails donc aux fournisseurs de services de messagerie. Ce qui n’empêche pas ces fournisseurs (GAFAM, Orange, LaPoste, …) d’avoir en plus leurs propres listes noires et tout un tas d’autres règles qui font que nos mails sont « légitimes » ou pas c’est-à-dire acceptés et jugés « propres », acceptés mais jugés comme « spam » ou refusés tout simplement. Toutes ces « règles » deviennent tellement complexes que les « petits » fournisseurs de mail ont de plus en plus de mal à obtenir une bonne réputation auprès des gros faiseurs de mails rendant ainsi leur trafic de mail compliqué.
Avec cette offre de base chez OVH, il est compliqué d’envoyer un même mail à 100 destinataires et compliqué d’envoyer plus de 500 mails / jour… Quand je dis « compliqué » c’est que l’on a du mal à connaître les limites exactes du truc et on se limite donc nous-même à une vingtaine de dest. par mail pour être sûr que cela fonctionne et, lorsque l’on a (4 à 5 fois /an ) un envoi de masse à faire à nos adhérents (+ de 500) on a trouvé la parade !
On utilise le client de messagerie Thunderbird sur nos PC et, cette excellente solution peut-être personnalisée ou boostée grâce à des modules et, parmi eux, le module MailMerge qui, au départ est un outil de publipostage mais qui nous permet aussi d’envoyer des mails en masse mais, en douceur…
On va utiliser la fonctionnalité de publipostage de MailMerge afin d’envoyer nos 500 mails au compte-gouttes sur 48 heures par exemple à raison d’un mail toutes les 300 sec. environ, je dis « environ » car il y a une notion d’aléatoire ici … Et c’est ainsi que l’on distille, tout le week-end, nos 500 mails à nos adhérents sans effrayer qui que ce soit et sans les mains ! Un bémol tout de même, le PC doit rester allumé tout le week-end…
En conclusion, nous avons des besoins classiques en termes de messagerie et on a appris à se servir des outils que l’on avait à disposition sans sortir, une fois de plus, notre porte-monnaie déjà tout rikiki… L’idéal consisterait bien sûr à échanger avec nos membres en les rencontrant physiquement plus souvent mais c’est compliqué (horaires, lieu, etc.).
Voilà !